PROFILEOS
Tout ce que fait ProfileOS, domaine par domaine.
Une vue complète pour les agences de mannequins, les équipes et les mannequins indépendants : clients, réservations, mannequins, publicité, travail en équipe et finances, expliqués simplement.
PROFILEOS
Deux types de compte, des outils clairs
ProfileOS propose un compte pour les agences de mannequins et leurs équipes, et un compte pour les mannequins indépendants.
Les deux reposent sur la même base : clients, réservations, calendrier et vue d’ensemble des finances. Ce qui n’a de sens qu’à plusieurs – collaborateurs, rôles, commissions ou plusieurs sites – relève du compte agence. Lorsqu’une fonction n’existe que dans l’un des deux comptes, les sections ci-dessous le précisent.
Compte agence et équipe
Tout ce dont une agence de mannequins a besoin pour organiser ses journées avec son équipe.
- Fiches clients avec contrôle, alertes et historique complet
- Réservations, calendrier et détails transmis aux mannequins
- Accès membre, coaching et services
- Dossiers des mannequins, Sedcards, agences et sites
- Publicité, portails publicitaires, SEO et gestion des liens
- Messagerie, tâches, idées, médias et documents
- Revenus, commissions, acomptes et Money Manager (Gestion financière)
- Collaborateurs avec rôles et droits
Compte mannequin indépendant
Un espace de travail privé pour l’activité que vous menez seul ou seule.
- Vos propres fiches clients avec contrôle et alertes
- Réservations et calendrier personnel
- Accès membre pour votre clientèle
- Mon profil avec galerie et Sedcard
- Publicité et portails publicitaires avec coffre à mots de passe
- Tâches, idées, médias et documents
- Revenus, acomptes et Money Manager
Dans les deux comptes
La même base solide, quel que soit le type de compte choisi.
- Fonctionne dans le navigateur sur téléphone, tablette et ordinateur
- Cinq langues, au choix de chaque personne
- Mode confidentialité et mode sombre
- Centre d’aide avec guides et tickets d’assistance
- Données d’exemple pour tout essayer sans risque
PROFILEOS
Clients et vérification des clients
Connaissez vos clients avant de confirmer une réservation.
La vérification des clients (menu : Correspondance client) compare chaque nouvelle demande avec la clientèle que vous connaissez déjà. Chaque client dispose d’une fiche unique, tenue à jour, qui réunit tout ce que votre équipe sait de lui.
Vérification des clients
Saisissez le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail d’une nouvelle demande : ProfileOS indique aussitôt si ce client existe déjà. Vous poursuivez alors dans sa fiche au lieu d’en créer une seconde.
- Un seul champ de recherche pour le téléphone, l’e-mail ou l’adresse
- Les clients bloqués restent visibles dans les résultats, signalés par une alerte
Fiches et notes
Chaque fiche client présente les réservations passées ; dans une agence, elle indique aussi quels mannequins ce client a réservés.
- Des notes sur chaque client, visibles uniquement par les personnes autorisées
- Chez les mannequins indépendants, les notes restent dans leur propre compte
Clients bloqués
La rubrique « Clients bloqués » recense les clients avec qui vous ne souhaitez plus travailler, avec le motif. Toute nouvelle réservation ou tout accès membre pour l’un d’eux déclenche une alerte nette et ne peut être enregistré qu’après une confirmation explicite.
- Une alerte apparaît aussi lorsqu’une adresse correspond à un client bloqué
PROFILEOS
Réservations et calendrier
Chaque réservation avec sa date, son heure, son client, son lieu et son montant – et un calendrier construit à partir de ces réservations.
Les agences attribuent un ou plusieurs mannequins à une réservation ; les mannequins indépendants organisent leurs propres réservations. Les montants peuvent être saisis dans plusieurs devises : ProfileOS conserve le taux du jour et présente vos chiffres dans une devise de référence.
Réservations
Notez la date, l’heure, le client, le lieu, le montant et les frais de déplacement, puis choisissez le bon mannequin.
- En agence, une même réservation peut concerner plusieurs mannequins
Un statut à chaque étape
Chaque réservation indique où elle en est : demande, acompte reçu, confirmée, terminée, annulée ou absence.
- Les agences précisent en outre qui a annulé : le mannequin, le client ou sur place
Signalement des chevauchements
Si un mannequin a déjà une réservation au même moment, ProfileOS le signale clairement lors de l’enregistrement. Les réservations annulées et les absences ne sont pas prises en compte, et la décision vous appartient.
Acomptes
Pour chaque réservation, vous indiquez si un acompte a été reçu, conservé, remboursé en partie ou en totalité. À la clôture de la réservation, il est déduit du montant.
Vues du calendrier
Le calendrier affiche vos réservations sous forme de planning continu, par jour, par semaine ou sur la période de votre choix, avec des filtres pour y voir clair.
Envoyer les détails de la réservation au mannequin
Pour une réservation confirmée, ProfileOS prépare un message complet pour WhatsApp ou Telegram. Vous vérifiez l’aperçu, la messagerie s’ouvre et l’envoi se fait depuis celle-ci.
- Réservé aux agences et aux équipes
PROFILEOS
Accès membre, coaching et services
Vendez davantage que des réservations, sans perdre un paiement de vue.
Chacun de ces domaines possède sa propre liste d’éléments en attente : accès membres impayés classés par client, séances de coaching et services en attente classés par mannequin. Les mannequins indépendants utilisent l’accès membre ; le coaching et les services font partie du compte agence.
Accès membre
Vendez et gérez des accès payants à un espace membres – par exemple une adhésion ou un abonnement – avec client, durée et statut (en attente, actif, expiré ou annulé), paiement, remboursement et renouvellement compris.
- Pour les agences et les mannequins indépendants
Coaching
Planifiez des séances de coaching en ligne, sur place ou sous forme mixte, et suivez pour chacune le statut, le paiement et un éventuel remboursement.
- Réservé aux agences et aux équipes
Services
Enregistrez les services avec leur type et leur avancement – brouillon, en cours, terminé ou annulé – ainsi que le paiement correspondant.
- Réservé aux agences et aux équipes
PROFILEOS
Mannequins, profils et Sedcard
Toutes les informations sur un mannequin au même endroit, et une Sedcard à partager au format PDF.
Les agences tiennent un dossier pour chaque mannequin. Les mannequins indépendants gèrent ces mêmes informations pour eux-mêmes dans Mon profil, avec leurs propres tarifs.
Dossier du mannequin
Nom, nom de profil, moyens de contact comme WhatsApp, Telegram, e-mail et réseaux sociaux, mensurations, notes et un statut qui montre d’un coup d’œil si le mannequin est actif, en pause ou inactif.
- Agences et équipes ; les mannequins indépendants utilisent Mon profil
Photos et Sedcard
Chaque mannequin a une photo de profil et une galerie. Pour la Sedcard, vous choisissez les champs et les photos, fixez leur ordre, sélectionnez un logo et créez un PDF avec filigrane de protection, à partager ou à télécharger.
- Pendant l’essai gratuit, chaque galerie accueille un nombre limité de photos
Agences et sites
Travaillez avec plusieurs agences et leurs sites, rattachez un mannequin à plusieurs agences et utilisez un logo propre à chaque site.
- Réservé aux agences et aux équipes
PROFILEOS
Publicité et plateformes
Voyez où chaque mannequin est présenté et ce qu’il reste à faire.
Agences et mannequins indépendants gèrent les plateformes qu’ils utilisent, les pays et régions où ils travaillent, et chaque étape jusqu’à la publication d’un profil.
Plateformes et pays
Tenez la liste des plateformes que vous utilisez, et définissez les pays et régions pour chaque mannequin et chaque agence.
Déroulés et tâches publicitaires
Chaque mannequin suit son propre déroulé publicitaire, avec un statut tel que « en attente de validation » ou « validé et actif » et son historique. Le travail d’inscription et de publication apparaît sous forme de tâches publicitaires.
Les accès aux plateformes dans un coffre protégé
Les accès à vos plateformes sont rangés dans un coffre. Mots de passe et codes à deux facteurs y sont chiffrés, affichés seulement avec un droit spécifique et copiés d’un clic ; identifiants, liens et notes ne sont pas chiffrés.
- Disponible aussi pour les mannequins indépendants
PROFILEOS
SEO et gestion des liens
Pour les agences qui soignent elles-mêmes leur présence dans les moteurs de recherche.
Ce domaine fait partie du compte agences et équipes. Il regroupe votre travail de référencement au même endroit – sans promettre la moindre position dans les résultats de recherche.
Démarrage guidé
Un assistant de configuration vous accompagne, étape par étape, dans vos premiers réglages de ce domaine.
Actions et optimisation
Une vue d’ensemble réunit vos actions de référencement et l’optimisation de vos pages.
Liens et accès aux portails
Gérez vos liens dans une liste et conservez les accès aux portails dans une zone protégée, avec des mots de passe chiffrés.
PROFILEOS
Travailler en équipe
Échanges, tâches et fichiers restent là où se trouvent déjà vos clients et vos réservations.
Les agences échangent dans la messagerie d’équipe (menu : Chat d’équipe). Tâches, idées, médias, documents et outils sont disponibles dans les deux types de compte.
Messagerie d’équipe
Conversations individuelles et de groupe avec messages vocaux, photos, vidéos, documents, liens et favoris, ainsi que des notifications sur le téléphone. Les nouveaux messages sont chiffrés de bout en bout. Les pièces jointes sont supprimées automatiquement après un délai fixé : la messagerie ne sert pas d’archive.
- Réservé aux agences et aux équipes
Tâches et idées
Une tâche a une personne responsable, une échéance et une priorité ; avec « m’attribuer », vous la prenez en charge. Les tâches publicitaires figurent dans la même liste. Les idées sont rassemblées à part et deviennent une tâche en un clic.
Médias, documents et outils
Contrats, factures, autorisations des mannequins, documents juridiques et marketing sont conservés à l’abri, faciles à retrouver et avec un historique des versions – en image, PDF, Word, Excel ou PowerPoint. La rubrique Outils répertorie les programmes et services que vous utilisez, avec des accès protégés.
PROFILEOS
Revenus, commissions et acomptes
Voyez ce que rapportent réservations et ventes directes, et ce qui revient à chacun.
Les montants suivent leur réservation. Si une réservation passe à un autre mois, le revenu, la commission et le solde ouvert la suivent.
Vue des revenus
Les revenus des réservations et des ventes directes réunis dans une liste, avec des filtres et un export au format CSV.
Commissions des mannequins
La commission de chaque mannequin sur la période voulue, avec les totaux et un rapport PDF.
- Réservé aux agences et aux équipes
Commissions en attente
Les commissions ouvertes d’un coup d’œil, y compris les plans de paiement lorsqu’un mannequin règle en plusieurs fois.
- Réservé aux agences et aux équipes
Acomptes en attente
Encaissez les acomptes des clients puis, en agence, faites le décompte avec le mannequin.
Vue des paiements pour la comptabilité
Les comptables voient les paiements des sites qui leur sont attribués, et seulement ceux-là.
- Réservé aux agences et aux équipes
Comptes bancaires
Enregistrez les comptes bancaires utilisés pour les acomptes et les versements ; leurs coordonnées sont conservées chiffrées.
PROFILEOS
Money Manager
Vos comptes, recettes et dépenses réunis dans une seule vue.
Money Manager calcule le solde de chaque compte à partir de toutes les entrées et sorties saisies dans ProfileOS. Vous gardez ainsi une image claire de votre argent ; ce n’est pas un logiciel de comptabilité, et il ne remplace ni votre comptable ni votre conseil fiscal.
Comptes et soldes
Une vue d’ensemble, le détail des opérations et un récapitulatif par compte montrent où en est chaque compte aujourd’hui.
Recettes, dépenses et statistiques
Saisissez recettes et dépenses, classez les dépenses dans vos propres catégories et retrouvez le résultat dans les statistiques.
Paiements programmés et récurrents
Programmez un paiement à une date précise ou laissez-le se répéter ; une fois réglé, il rejoint l’historique.
- Les agences effectuent aussi des virements entre leurs propres comptes bancaires via des comptes de compensation, en totalité ou en partie
PROFILEOS
Équipe, rôles et droits
Chacun voit ce dont il a besoin pour son travail, rien de plus.
La gestion de l’équipe fait partie du compte agences et équipes. Vous décidez qui rejoint l’équipe, quel rôle chacun occupe et ce qu’il peut faire dans chaque domaine.
Inviter des collaborateurs
Invitez vos collègues par e-mail. Le lien d’invitation n’est valable qu’un temps limité, et une invitation en attente occupe déjà une place dans votre formule. Les nouveaux venus démarrent sans aucun droit jusqu’à ce que vous les accordiez.
Rôles
Le propriétaire principal est fixé. Collaborateurs et comptables rejoignent l’équipe ; l’accès des comptables peut être limité à certaines agences ou à certains sites, et seul le propriétaire principal peut les inviter.
Droits par action
Pour chaque domaine, vous définissez qui peut consulter, créer, modifier, supprimer ou télécharger. Des préréglages – lecture seule, sélection personnalisée ou accès complet – vous aident, et seul le propriétaire principal accorde l’accès complet.
- Bloquer ou retirer un collaborateur conserve son historique
PROFILEOS
Espace de travail, appareils et aide
Un espace de travail prêt pour votre journée, sur chaque écran et dans votre langue.
Le détail de la protection – authentification à deux facteurs, écran de verrouillage avec code PIN et manière dont les données sont conservées – figure sur la page Sécurité.
Vue d’ensemble et point du jour
L’écran d’accueil vous salue et affiche les réservations du jour, les montants en attente et les mannequins actifs.
Sur tous les appareils
ProfileOS fonctionne dans le navigateur sur téléphone, tablette et ordinateur, et peut être ajouté comme icône d’application sur iPhone, Android ou ordinateur.
Votre langue
Anglais, allemand, français, espagnol ou thaï : chaque personne choisit sa langue, valable aussi pour les e-mails qu’elle reçoit, ainsi que son format de date.
Mode confidentialité et mode sombre
Un simple appui sur le mode confidentialité, ou Alt+Maj+P, floute noms, montants, coordonnées et photos à l’écran tant que l’onglet du navigateur reste ouvert. Le mode sombre s’adresse à celles et ceux qui préfèrent un écran plus foncé.
Vos propres champs
Avec l’éditeur de formulaires, les agences ajoutent leurs propres champs aux mannequins, clients, réservations et autres domaines, et ces champs sont consultables par la recherche.
- Réservé aux agences et aux équipes
Aide et données d’exemple
Le centre d’aide propose une foire aux questions, des guides avec recherche et des tickets d’assistance avec pièces jointes, traités directement dans le programme. Les données d’exemple créent un espace de démonstration avec mannequins, clients, réservations et chiffres, que vous pouvez supprimer ensuite.