PROFILEOS
Alles, was ProfileOS kann – Bereich für Bereich.
Der vollständige Überblick für Modelagenturen, Teams und selbstständige Models: Kunden, Buchungen, Models, Werbung, Zusammenarbeit und Geld, verständlich erklärt.
PROFILEOS
Zwei Kontotypen, ein durchdachtes Werkzeug
ProfileOS gibt es als Konto für Modelagenturen und Teams und als Konto für selbstständige Models.
Das Grundgerüst ist in beiden gleich: Kunden, Buchungen, Kalender und der Überblick über das Geld. Was erst mit mehreren Personen Sinn ergibt – Mitarbeiter, Rollen, Provisionen oder mehrere Standorte –, gehört zum Agentur-Konto. Gibt es eine Funktion nur in einem der beiden Konten, steht das in den Abschnitten weiter unten dabei.
Konto für Agenturen und Teams
Alles, was eine Modelagentur braucht, um ihren Tag gemeinsam mit dem Team zu organisieren.
- Kundenakten mit Abgleich, Warnungen und ganzem Verlauf
- Buchungen, Kalender und Buchungsdetails direkt ans Model
- Mitgliederzugang, Coaching und Dienstleistungen
- Model-Akten, Sedcards, Agenturen und Standorte
- Werbung, Werbeportale, SEO und Linkverwaltung
- Chat, Aufgaben, Ideen, Medien und Dokumente
- Einnahmen, Provisionen, Anzahlungen und Money Manager
- Mitarbeiter mit Rollen und Rechten
Konto für selbstständige Models
Ein privater Arbeitsbereich für alles, was du allein organisierst.
- Deine eigene Kundenkartei mit Abgleich und Warnungen
- Buchungen und dein persönlicher Kalender
- Mitgliederzugang für deine Kunden
- Mein Profil mit Galerie und Sedcard
- Werbung und Werbeportale mit Passwort-Manager
- Aufgaben, Ideen, Medien und Dokumente
- Einnahmen, Anzahlungen und Money Manager
In beiden Konten
Dieselbe Grundlage, egal für welchen Kontotyp du dich entscheidest.
- Läuft im Browser auf Handy, Tablet und Computer
- Fünf Sprachen, jede Person wählt ihre eigene
- Tarnmodus und dunkler Modus
- Hilfe-Center mit Anleitungen und Support-Tickets
- Beispieldaten zum gefahrlosen Ausprobieren
PROFILEOS
Kunden und Kundencheck
Du kennst deine Kunden, bevor du eine Buchung zusagst.
Der Kundencheck (im Menü: Kundenabgleich) vergleicht jede neue Anfrage mit den Kunden, die ihr schon kennt. Zu jedem Kunden gibt es genau eine Akte, die aktuell bleibt und alles sammelt, was dein Team über ihn weiß.
Kundencheck
Gib Handynummer oder E-Mail-Adresse einer neuen Anfrage ein, und ProfileOS zeigt dir sofort, ob es den Kunden schon gibt. Dann arbeitest du in seiner vorhandenen Akte weiter, statt ihn ein zweites Mal anzulegen.
- Ein Suchfeld für Handynummer, E-Mail oder Adresse
- Gesperrte Kunden bleiben in den Treffern sichtbar – mit Warnhinweis
Kundenakte und Notizen
Jede Kundenakte zeigt die bisherigen Buchungen, in der Agentur außerdem, welche Models der Kunde gebucht hat.
- Notizen zu jedem Kunden, nur für berechtigte Personen sichtbar
- Bei selbstständigen Models bleiben die Notizen im eigenen Konto
Gesperrte Kunden
Unter „Gesperrte Kunden“ stehen Kunden, mit denen du nicht mehr arbeiten willst, zusammen mit dem Grund. Legt jemand für so einen Kunden eine Buchung oder einen Mitgliederzugang an, erscheint eine deutliche Warnung, und gespeichert wird erst nach einer ausdrücklichen Bestätigung.
- Gewarnt wirst du auch, wenn eine Adresse zu einem gesperrten Kunden passt
PROFILEOS
Buchungen und Kalender
Jede Buchung mit Datum, Uhrzeit, Kunde, Ort und Betrag – und ein Kalender, der genau aus diesen Buchungen entsteht.
Agenturen ordnen einer Buchung ein Model oder mehrere zu; selbstständige Models planen ihre eigenen Buchungen. Beträge lassen sich in mehreren Währungen erfassen: ProfileOS hält den Kurs des Tages fest und zeigt deine Zahlen in einer Berichtswährung.
Buchungen
Halte Datum, Uhrzeit, Kunde, Ort, Betrag und Reisekosten fest und wähle das passende Model.
- In der Agentur kann eine Buchung auch mehrere Models umfassen
Stand jeder Buchung
Du siehst jederzeit, wo eine Buchung steht: Anfrage, Anzahlung erhalten, bestätigt, erledigt, abgesagt oder nicht erschienen.
- Agenturen halten zusätzlich fest, wer abgesagt hat: das Model, der Kunde oder vor Ort
Hinweis bei Überschneidung
Hat ein Model zur selben Zeit schon eine Buchung, weist ProfileOS dich beim Speichern deutlich darauf hin. Abgesagte Buchungen und solche mit dem Stand „nicht erschienen“ zählen dabei nicht mit, und die Entscheidung bleibt bei dir.
Anzahlungen
Zu jeder Buchung trägst du ein, ob eine Anzahlung eingegangen ist und ob sie einbehalten oder teilweise oder ganz erstattet wurde. Beim Abschluss der Buchung wird sie angerechnet.
Ansichten im Kalender
Der Kalender zeigt deine Buchungen als fortlaufende Planung, als Tag, als Woche oder für einen Zeitraum deiner Wahl – mit Filtern für den schnellen Überblick.
Buchungsdetails ans Model schicken
Für eine bestätigte Buchung bereitet ProfileOS eine Nachricht mit allen Angaben für WhatsApp oder Telegram vor. Du prüfst die Vorschau, der Messenger öffnet sich, und abgeschickt wird dort.
- Nur für Agenturen und Teams
PROFILEOS
Mitgliederzugang, Coaching und Dienstleistungen
Verkaufe mehr als Buchungen und behalte jede Zahlung im Blick.
Für jeden dieser Bereiche gibt es eine eigene Liste offener Posten: unbezahlte Mitgliederzugänge nach Kunde, offene Coachings und Dienstleistungen nach Model. Selbstständige Models arbeiten mit dem Mitgliederzugang; Coaching und Dienstleistungen gehören zum Agentur-Konto.
Mitgliederzugang
Verkaufe und verwalte bezahlte Zugänge zu einem Mitgliederbereich – zum Beispiel eine Mitgliedschaft oder ein Abo – mit Kunde, Laufzeit und Status (ausstehend, aktiv, abgelaufen oder storniert), samt Zahlung, Erstattung und Verlängerung.
- Für Agenturen und selbstständige Models
Coaching
Plane Coachings online, vor Ort oder gemischt und verfolge bei jedem Termin den Stand, die Zahlung und eine mögliche Erstattung.
- Nur für Agenturen und Teams
Dienstleistungen
Erfasse Dienstleistungen mit Serviceart und Fortschritt – Entwurf, in Arbeit, erledigt oder abgesagt – und der Zahlung, die dazugehört.
- Nur für Agenturen und Teams
PROFILEOS
Models, Profile und Sedcard
Alles über ein Model an einem Ort – und eine Sedcard, die du als PDF weitergibst.
Agenturen führen zu jedem Model eine Akte. Selbstständige Models pflegen dieselben Angaben für sich selbst unter Mein Profil, dazu ihre eigenen Tarife.
Model-Akte
Name, Profilname, Kontaktwege wie WhatsApp, Telegram, E-Mail und soziale Kanäle, Maße, Notizen und ein Status, an dem du sofort erkennst, ob ein Model aktiv ist, pausiert oder inaktiv ist.
- Für Agenturen und Teams – selbstständige Models nutzen Mein Profil
Fotos und Sedcard
Zu jedem Model gehören ein Profilfoto und eine Galerie. Für die Sedcard wählst du Felder und Fotos, legst die Reihenfolge fest, suchst ein Logo aus und erstellst ein PDF mit Schutz-Wasserzeichen zum Teilen oder Herunterladen.
- In der kostenlosen Testphase fasst jede Galerie eine begrenzte Zahl von Fotos
Agenturen und Standorte
Arbeite mit mehreren Agenturen und ihren Standorten, ordne ein Model mehr als einer Agentur zu und verwende für jeden Standort ein eigenes Logo.
- Nur für Agenturen und Teams
PROFILEOS
Werbung und Plattformen
Du siehst, wo jedes Model präsentiert wird und was noch zu tun ist.
Agenturen und selbstständige Models verwalten die Plattformen, die sie nutzen, die Länder und Regionen, in denen sie arbeiten, und jeden Schritt, bis ein Profil veröffentlicht ist.
Plattformen und Länder
Führe eine Liste der Plattformen, die du nutzt, und lege für jedes Model und jede Agentur Länder und Regionen fest.
Werbeabläufe und Werbeaufgaben
Jedes Model hat einen eigenen Werbeablauf mit einem Status wie „wartet auf Freigabe“ oder „freigegeben und aktiv“ und mit seinem Verlauf. Die Arbeit für Anmeldungen und Veröffentlichungen erscheint als Werbeaufgabe.
Plattform-Zugänge im geschützten Tresor
Zugangsdaten für deine Plattformen liegen in einem Tresor. Passwörter und Zwei-Faktor-Codes werden verschlüsselt gespeichert, nur mit einem eigenen Recht angezeigt und per Knopfdruck kopiert; Login-Namen, Links und Notizen sind nicht verschlüsselt.
- Auch für selbstständige Models
PROFILEOS
SEO und Linkverwaltung
Für Agenturen, die sich selbst um ihre Auffindbarkeit in Suchmaschinen kümmern.
Dieser Bereich gehört zum Konto für Agenturen und Teams. Er hält eure Arbeit rund um Suchmaschinen an einem Ort zusammen – einen Platz in den Suchergebnissen verspricht er nicht.
Geführter Einstieg
Ein Einrichtungsassistent führt dich Schritt für Schritt durch die ersten Einstellungen dieses Bereichs.
Maßnahmen und Optimierung
Eine Übersicht stellt deine SEO-Maßnahmen und die Optimierung deiner Seiten nebeneinander.
Links und Portal-Zugänge
Verwalte deine Links in einer Liste und bewahre die Zugangsdaten für Portale in einem geschützten Bereich auf, die Passwörter verschlüsselt.
PROFILEOS
Zusammenarbeit im Team
Gespräche, Aufgaben und Dateien bleiben dort, wo auch eure Kunden und Buchungen sind.
Agenturen besprechen ihre Arbeit im Teamchat (im Menü: Mitarbeiter-Chat). Aufgaben, Ideen, Medien, Dokumente und Werkzeuge gibt es in beiden Kontotypen.
Teamchat
Einzel- und Gruppenchats mit Sprachnachrichten, Fotos, Videos, Dokumenten, Links und Favoriten, dazu Benachrichtigungen aufs Handy. Neue Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Anhänge werden nach einer festen Frist automatisch gelöscht – der Chat ist kein Dateiarchiv.
- Nur für Agenturen und Teams
Aufgaben und Ideen
Eine Aufgabe hat eine zuständige Person, eine Fälligkeit und eine Priorität, und mit „mir zuweisen“ übernimmst du sie selbst. Werbeaufgaben stehen in derselben Liste. Ideen sammelst du getrennt und machst mit einem Klick eine Aufgabe daraus.
Medien, Dokumente und Werkzeuge
Verträge, Rechnungen, Model-Freigaben, Rechtliches und Marketing liegen geschützt, durchsuchbar und mit Versionsverlauf ab – als Bild, PDF, Word, Excel oder PowerPoint. Unter Werkzeuge hältst du die Programme und Dienste fest, mit denen ihr arbeitet, samt geschützter Zugangsdaten.
PROFILEOS
Einnahmen, Provisionen und Anzahlungen
Du siehst, was Buchungen und Direktverkäufe einbringen und wem wie viel zusteht.
Beträge folgen ihrer Buchung. Wandert eine Buchung in einen anderen Monat, ziehen Einnahme, Provision und offener Betrag mit.
Einnahmenübersicht
Einnahmen aus Buchungen und Direktverkäufen in einer Liste, mit Filtern und Export als CSV-Datei.
Model-Provisionen
Die Provision jedes Models für einen beliebigen Zeitraum, mit Summen und als PDF.
- Nur für Agenturen und Teams
Offene Provisionen
Offene Provisionen auf einen Blick, auch mit Ratenplänen, wenn ein Model in Teilbeträgen zahlt.
- Nur für Agenturen und Teams
Offene Anzahlungen
Sammle Anzahlungen von Kunden ein und rechne sie in der Agentur anschließend mit dem Model ab.
Zahlungsübersicht für Buchhalter
Buchhalter sehen die Zahlungen der Standorte, die ihnen zugewiesen sind – und nur diese.
- Nur für Agenturen und Teams
Bankkonten
Hinterlege die Bankkonten für Anzahlungen und Auszahlungen; ihre Angaben werden verschlüsselt gespeichert.
PROFILEOS
Money Manager
Deine Konten, Einnahmen und Ausgaben in einer Ansicht.
Der Money Manager errechnet den Stand jedes Kontos aus allen Ein- und Ausgängen, die in ProfileOS erfasst sind. So hast du dein Geld klar vor Augen – eine Buchhaltungssoftware ist er nicht, und er ersetzt weder Buchhaltung noch Steuerberatung.
Konten und Kontostand
Eine Übersicht, die einzelnen Kontobewegungen und eine Kontoübersicht zeigen, wo jedes Konto heute steht.
Einnahmen, Ausgaben und Statistik
Erfasse Einnahmen und Ausgaben, ordne Ausgaben eigenen Kategorien zu und sieh dir das Ergebnis in den Statistiken an.
Terminzahlungen und wiederkehrende Zahlungen
Plane eine Zahlung zu einem festen Datum oder lass sie sich wiederholen; ist sie bezahlt, landet sie im Verlauf.
- Agenturen buchen außerdem über Verrechnungskonten zwischen den eigenen Bankkonten um, ganz oder in Teilen
PROFILEOS
Team, Rollen und Rechte
Alle sehen, was sie für ihre Arbeit brauchen – und nicht mehr.
Die Verwaltung des Teams gehört zum Konto für Agenturen und Teams. Du bestimmst, wer dazukommt, welche Rolle jemand hat und was er in jedem Bereich tun darf.
Mitarbeiter einladen
Lade Kolleginnen und Kollegen per E-Mail ein. Der Einladungslink gilt nur eine begrenzte Zeit, und eine offene Einladung belegt schon einen Platz in deinem Paket. Neue Mitarbeiter starten ohne Rechte, bis du sie freigibst.
Rollen
Der Hauptinhaber steht fest. Mitarbeiter und Buchhalter kommen dazu; Buchhalter lassen sich auf einzelne Agenturen oder Standorte begrenzen und werden nur vom Hauptinhaber eingeladen.
Rechte je Aktion
Für jeden Bereich legst du fest, wer ansehen, anlegen, ändern, löschen oder herunterladen darf. Voreinstellungen für „nur lesen“, eine eigene Auswahl oder vollen Zugriff helfen dabei, und vollen Zugriff vergibt nur der Hauptinhaber.
- Sperrst oder entfernst du jemanden, bleibt sein Verlauf erhalten
PROFILEOS
Arbeitsbereich, Geräte und Hilfe
Ein Arbeitsbereich, der für deinen Tag bereitsteht – auf jedem Bildschirm und in deiner Sprache.
Wie ProfileOS im Einzelnen schützt – Zwei-Faktor-Anmeldung, Sperrbildschirm mit PIN und wie Daten gespeichert werden –, steht auf der Seite Sicherheit.
Übersicht mit Tagesbriefing
Die Startansicht begrüßt dich und zeigt die Buchungen des Tages, offene Beträge und die aktiven Models.
Auf jedem Gerät
ProfileOS läuft im Browser auf Handy, Tablet und Computer, und du kannst es als App-Symbol auf iPhone, Android oder dem Computer ablegen.
Deine Sprache
Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch oder Thai: Jede Person wählt ihre Sprache, die auch für die E-Mails an sie gilt, und ihr Datumsformat.
Tarnmodus und dunkler Modus
Ein Tipp auf den Tarnmodus oder Alt+Umschalt+P macht Namen, Beträge, Kontaktdaten und Fotos auf dem Bildschirm unscharf, solange der Browser-Tab offen ist. Der dunkle Modus ist für alle da, die einen dunkleren Bildschirm mögen.
Eigene Felder
Mit dem Formular-Editor ergänzen Agenturen eigene Felder für Models, Kunden, Buchungen und weitere Bereiche – und diese Felder sind durchsuchbar.
- Nur für Agenturen und Teams
Hilfe und Beispieldaten
Das Hilfe-Center bietet häufige Fragen, Anleitungen mit Suche und Support-Tickets mit Anhängen, beantwortet direkt im Programm. Beispieldaten richten einen Demo-Arbeitsbereich mit Models, Kunden, Buchungen und Zahlen ein, den du wieder entfernen kannst.