PROFILEOS
Comment ProfileOS protège vos informations.
Des espaces de travail séparés, une seconde étape à la connexion, un écran de verrouillage et une messagerie d’équipe chiffrée : ce que ProfileOS fait pour vos données, qui d’autre peut ouvrir votre espace de travail, et quelles sont les limites de cette protection.
PROFILEOS
Ce à quoi ProfileOS veille
Des espaces de travail séparés
Chaque agence et chaque mannequin indépendant travaille dans son propre espace de travail, auquel on accède en tant que membre.
- Être membre d’un autre espace de travail n’ouvre rien dans le vôtre.
- Pour vous aider, l’équipe ProfileOS peut ouvrir votre espace de travail via la vue d’assistance – pour une durée limitée ; l’ouverture et la fermeture sont consignées.
Rôles et droits
Un compte agence associe des rôles – propriétaire principal, collaborateur, comptable – à des droits pour chaque domaine.
- Les personnes habilitées adaptent qui peut faire quoi lorsque quelqu’un arrive, change de tâches ou s’en va.
- Des droits individuels peuvent être ajoutés lorsqu’un rôle seul ne convient pas.
La confidentialité en déplacement
Quand on travaille sur son téléphone en déplacement, on est rarement seul. ProfileOS aide à garder les informations clients à l’abri des regards curieux.
- Dès que vous l’activez, le mode confidentialité rend flous les éléments sensibles à l’écran.
- Si l’écran de verrouillage est activé, il verrouille ProfileOS par code PIN lorsque vous posez votre téléphone – après le délai que vous choisissez.
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Qui peut entrer dans votre espace de travail
Trois groupes de personnes, et les règles qui valent pour chacun.
Votre équipe
Vos collègues travaillent dans l’espace d’une agence parce qu’ils ont été invités dans l’équipe – chacun avec les seuls droits qu’on lui a accordés. Bloquer ou retirer quelqu’un qui quitte l’équipe met aussi fin à son accès. Un compte de mannequin indépendant n’a pas d’équipe du tout.
Les autres clients de ProfileOS
Un compte ProfileOS, à lui seul, n’ouvre pas l’espace d’un autre : il faut pour cela une invitation dans l’équipe concernée.
L’équipe ProfileOS
Pour vous aider en cas de problème, les administrateurs et les collaborateurs de ProfileOS habilités à le faire peuvent ouvrir votre espace de travail via la vue d’assistance. Une session dure deux heures au plus, son ouverture et sa fermeture sont consignées, et la messagerie d’équipe reste verrouillée. Pendant ce temps, ils disposent des mêmes possibilités que le propriétaire de l’espace de travail : ils peuvent donc aussi modifier, et pas seulement consulter.
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Connexion et compte
La protection commence dès la connexion.
Authentification à deux facteurs
Après le mot de passe, ProfileOS peut demander un second code – par e-mail, depuis une application d’authentification, ou avec les deux méthodes configurées. Vous recevez aussi des codes à usage unique en réserve, au cas où la seconde méthode ne serait pas disponible.
Confirmations et sessions
Lorsque ProfileOS vous demande une confirmation par e-mail, vous recevez un lien ou un code à six chiffres, valable pour une durée limitée. Si vous changez votre mot de passe, ProfileOS ferme toutes vos autres sessions encore ouvertes.
Si le second facteur manque
Dans une agence, le propriétaire principal peut, en cas d’urgence, réinitialiser l’authentification à deux facteurs d’un collaborateur. Ces réinitialisations sont consignées, comme les autres événements liés à la sécurité.
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Quand d’autres voient votre écran
Ce qui aide lorsque d’autres personnes sont à proximité, et ce qui n’aide pas.
Écran de verrouillage avec code PIN
Chaque personne décide si elle l’utilise et combien de temps ProfileOS peut rester inactif avant de demander le code PIN. Si l’appareil le permet, vous pouvez aussi déverrouiller avec Face ID, une empreinte digitale ou Windows Hello – les données biométriques restent sur votre appareil et ne parviennent jamais à ProfileOS.
Mode confidentialité
Pour le moment où quelqu’un pourrait regarder : noms, photos, montants et coordonnées deviennent flous – à l’écran seulement, tout ce qui est enregistré reste inchangé. Le mode confidentialité agit dans l’onglet du navigateur où vous l’avez activé.
Mode sombre
Le mode sombre change les couleurs de ProfileOS, rien de plus. Il ne protège pas des regards : quand d’autres personnes sont proches, c’est le mode confidentialité qu’il faut utiliser.
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La messagerie d’équipe
Pour les agences et les équipes – le compte de mannequin indépendant n’a pas de messagerie d’équipe.
La messagerie d’équipe chiffre les nouveaux messages de bout en bout. Si vous changez d’appareil, vous l’ouvrez sur le nouveau avec un code de récupération.
La vue d’assistance n’inclut pas la messagerie.
Les contrats et documents dont vous aurez besoin plus tard ont leur place dans Médias et documents, pas dans la messagerie.
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Comment ProfileOS traite vos données
Ce qui est chiffré, comment emporter une copie, et quand des données sont supprimées.
Sans cookies d’analyse, ProfileOS compte la façon dont il est utilisé – et c’est vous qui décidez, dans votre compte, si votre utilisation est comptée.
Ce qui est chiffré
Hors messagerie d’équipe, deux types d’informations sont conservés chiffrés sur le serveur : les coordonnées bancaires et les secrets de connexion – mots de passe et codes à deux facteurs pour le SEO, les outils et les portails publicitaires. Ce chiffrement n’est pas de bout en bout. Les noms, réservations et notes sont protégés, eux, par l’espace séparé et par les droits.
Une copie pour vous
Pour conserver vos données en dehors de ProfileOS, le propriétaire principal les télécharge – tout ou certains domaines, chiffrés avec un mot de passe défini spécialement pour ce fichier. Le fichier ne peut pas être rechargé.
En pause, pas supprimé
Si l’essai se termine ou qu’une facture reste impayée, l’espace de travail est mis au repos et garde son contenu. Chez ProfileOS, la suppression de l’espace de travail est une opération à part, planifiée délibérément – par exemple si vous la demandez.
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Les formulaires de ce site
Où va une demande envoyée par ce site.
Ce que vous envoyez ici par le formulaire de contact ou d’assistance n’arrive dans aucun espace de travail ProfileOS : le site et le programme fonctionnent séparément et n’échangent pas de données. Votre demande nous parvient par e-mail.
Sans la case de consentement cochée, le site n’accepte aucun formulaire. Les formulaires sont protégés contre les envois automatisés et répétés, et ce que le site conserve lui-même d’une demande, il l’efface d’office après des délais fixés.
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Ce que vous pouvez faire vous-même
ProfileOS fournit les outils. Leur efficacité dépend aussi de la manière dont on les utilise.
Sécuriser la connexion
Configurez l’authentification à deux facteurs, conservez vos codes à usage unique en lieu sûr et choisissez un mot de passe que vous n’utilisez nulle part ailleurs.
Prendre soin des appareils
Activez l’écran de verrouillage dans ProfileOS et verrouillez aussi les téléphones avec lesquels vous travaillez. Sur un ordinateur que d’autres utilisent, déconnectez-vous une fois que vous avez terminé.
Un compte par personne
Donnez à chaque collègue son propre compte au lieu de partager un identifiant – sinon les droits et l’authentification à deux facteurs perdent leur sens.